E-Mails sind wie Briefe – nur ohne Briefträger, ohne Papier und manchmal leider auch ohne Empfänger. Zumindest fühlt es sich so an, wenn die eigene Nachricht wieder einmal im Spam-Ordner landet. Dabei geht es gar nicht um Glück, sondern um Technik, Vertrauen und ein bisschen gesunden Menschenverstand.
E-Mail Zustellbarkeit verbessern – das klingt technisch, ist aber in Wahrheit eine Kunst für sich. Schließlich ist es kein Geheimnis, dass viele geschäftliche E-Mails gar nicht erst beim Empfänger ankommen. Sie landen irgendwo zwischen Spamfilter, schwarzer Liste und digitalem Nirwana.
Dabei lässt sich das vermeiden: Mit den richtigen technischen Einstellungen und etwas Kommunikationsgefühl können Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails deutlich verbessern.
Bei der twosteps GmbH sind die Grundlagen bereits gelegt: Jede Domain ist mit SPF und DMARC abgesichert, und DKIM lässt sich im Kundenmenü per Klick aktivieren. Damit ist die technische Basis für gute Zustellbarkeit geschaffen. Doch die Technik allein reicht nicht – was Sie in Ihre Nachricht schreiben, entscheidet oft, ob sie überhaupt gelesen wird.
1. Worte mit Sprengkraft vermeiden
E-Mail-Filter sind empfindlich. Wörter wie „Gratis!!!“, „Sonderangebot“, „schon morgen reich werden“ oder „Dringend!“ wirken auf Spam-Filter wie rote Tücher auf Stiere.
Verzichten Sie auf exzessive Großbuchstaben, Dutzende Ausrufezeichen oder auffällige Farbbomben im Stil der 90er-Jahre. Weniger ist in diesem Fall mehr Posteingang.
Tipp: Wenn Sie selbst beim Lesen denken „Das klingt zu sehr nach Werbung“, dann denkt der Spamfilter das auch.
2. HTML ist kein Kunstprojekt
Ein hübsch formatierter Newsletter ist toll – solange er nicht wie ein digitales Feuerwerk aussieht.
Sauberes HTML, keine unnötigen Skripte, keine eingebetteten Bilder aus dubiosen Quellen. Und bitte: keine reinen Bild-E-Mails mit eingelegtem Text im PNG-Format. Spamfilter können keine Bilder lesen – sie sehen nur: „Inhalt unbekannt, lieber mal auf Nummer sicher.“
Wenn möglich: immer eine Textversion neben dem HTML-Teil mitschicken. Das zeigt Seriosität.
3. Anhänge mit Bedacht nutzen
Anhänge sind praktisch, aber auch das erste, was Filter misstrauisch macht.
PDF, PNG oder JPEG? Meist kein Problem.
ZIP oder gar EXE-Datei? Dann können Sie der Zustellbarkeit direkt hinterherwinken.
Wenn Sie Dateien senden müssen, nutzen Sie lieber einen sicheren Link oder einen Kundenbereich. Ihre Empfänger (und der Spamfilter) danken es Ihnen.
4. Betreffzeilen mit Charme – nicht Panik
Der Betreff ist Ihr erster Eindruck. Wer dort schreit („JETZT ÖFFNEN!!!“) oder lockt („Wichtige Kontoinformationen“), landet in schlechter Gesellschaft.
Formulieren Sie klar, freundlich und ehrlich. Eine Betreffzeile wie
„Ihr Monatsreport ist verfügbar“ oder „Neues Feature im Kundenportal“ wirkt viel vertrauenswürdiger als „Sie werden es nicht glauben!!!“.
5. Vertrauen ist die neue Währung
Authentizität wirkt Wunder. Verwenden Sie Ihre eigene Absenderadresse – keine kryptischen Umschreibungen wie „noreply4837@versand.de“.
Antwortmöglichkeiten und Kontaktdaten schaffen Vertrauen. Und wenn der Empfänger Ihnen vertraut, klickt er Ihre E-Mail nicht nur an, sondern merkt sich Sie (und Ihr Unternehmen) positiv.
6. Prüfen, messen, verbessern
Selbst perfekte E-Mails sollten getestet werden. Nutzen Sie Tools, um zu prüfen, wie Spamfilter Ihre Nachricht bewerten. Beobachten Sie Öffnungsraten, Klickverhalten und Rückmeldungen.
Wie in der IT gilt auch hier: Wer misst, hat Recht.
Fazit
E-Mail-Zustellbarkeit ist kein „Secret Trick“, sondern das Ergebnis aus sauberer Technik, guten Inhalten und einer Kommunikation, die beim Leser ankommt.
Mit SPF, DKIM und DMARC sorgt twosteps für das technische Rückgrat. Den Rest – also den menschlichen Teil – übernehmen Sie: mit klaren, ehrlichen, interessanten E-Mails, die nicht nach Spam klingen, sondern nach Ihnen.
Und dann gilt: nicht auf Glück hoffen – einfach gut senden.
👉 Jetzt DKIM aktivieren und Zustellbarkeit optimieren!
Loggen Sie sich einfach in Ihr Kundenmenü ein und aktivieren Sie DKIM mit nur einem Klick.
Mehr Authentizität, weniger Spam, bessere Zustellung – das ist E-Mail made by twosteps.