Eine kleine Geschichte über Vertrauen, Technik und digitale Empfindlichkeiten.
Vor einigen Jahren trafen sich zwei E-Mail-Adressen. Sie verstanden sich blendend: der Steuerberater schrieb, die Kundin antwortete – und unser Mailserver vermittelte treu wie ein alter Postbeamter. Alles lief reibungslos. Rechnungen, Rückfragen, Jahresabschlüsse – nichts, was den digitalen Frieden störte.
Doch dann, eines Morgens, kam der große Bruch.
Der treue Server, sonst stets verständnisvoll, runzelte plötzlich die digitalen Stirnfalten und sagte:
„Moment mal… diese Nachricht sieht mir komisch aus.“
Ein kurzer Blick in die Kopfzeilen, ein algorithmisches Seufzen – und zack, die Mail wurde mit 10.8 Punkten als Spam deklariert. Beziehungskrise.
Die Kundin verstand die Welt nicht mehr. „Aber wir haben nichts geändert!“, schrieb sie uns. Und das stimmt sogar. Sie hat nichts geändert. Nur: Das Internet bleibt nicht stehen – und Spamfilter sind so etwas wie die Wettervorhersage der IT. Gestern Sonne, heute Sturm.
Denn während beim Steuerberater vielleicht eine neue Signatur, ein anderes Mail-Gateway, ein falsch konfigurierter DKIM-Eintrag oder ein zu eifriger Newsletter-Assistent Einzug hielt, haben die Filter weiter gelernt. Wie gute Wachhunde erkennen sie mit der Zeit neue Gerüche – und reagieren irgendwann auf Dinge, die früher harmlos wirkten.
Das Ergebnis klingt technisch, ist aber menschlich nachvollziehbar:
Der Filter hat seine Meinung geändert.
Was kann zu so einer Ablehnung führen?
Hier ein Blick hinter die Kulissen – ganz ohne Fachchinesisch, aber mit dem nötigen Realismus:
- Veränderte Absender-Infrastruktur: Wenn der Steuerberater plötzlich über einen anderen Mailserver oder Provider sendet, können IP-Adressen oder DNS-Einträge (z. B. SPF oder PTR) nicht mehr zu seiner Domain passen. Für Spamfilter sieht das aus wie Identitätswechsel.
- Fehlerhafte Signaturen: DKIM- oder DMARC-Einträge sind empfindlich. Kleine Format- oder Zeichencodierungsfehler führen schnell dazu, dass eine eigentlich gültige Signatur als „ungültig“ bewertet wird.
- Blacklists oder schlechte Nachbarschaft: Teilt sich ein Server seine IP mit anderen Absendern, kann der Ruf leiden – selbst wenn der Steuerberater gar nichts dafür kann.
- HTML- oder Inhaltsmerkmale: Moderne Filter reagieren auf bestimmte Formulierungen, übertriebene Formatierungen, Tracking-Links oder eingebettete Grafiken. Und Steuerberater-Mails mit vielen Links und PDFs sehen für einen Filter schnell verdächtig „newsletterhaft“ aus.
- Anhänge und Kontotyp: Große PDF-Anhänge oder Kombinationen aus Text und Anhängen mit geringem Textanteil erhöhen oft die Punktzahl, vor allem wenn die Nachrichten eher „transaktional“ wirken.
- Filter-Updates: SpamAssassin und Co. lernen ständig weiter. Neue Regeln oder Gewichte können alte Nachrichten plötzlich deutlich anders bewerten, auch wenn am Inhalt nichts geändert wurde.
Oder, in menschlicher Sprache:
Manchmal war ein kleiner Windstoß in der Techniklandschaft genug, um aus einer jahrelangen digitalen Freundschaft einen plötzlichen Missverständnis-Moment zu machen.
Eine Mail ist heute nicht automatisch „schlechter“ als früher – sie wird bloß unter heutigen Kriterien beurteilt. Ein bisschen wie beim TÜV: der alte Polo war 2015 noch verkehrstauglich, heute gilt er als „mit erheblichen Mängeln“.
Für die Beteiligten ist das ärgerlich, für uns Admins Alltag, und für die Filter ein evolutionärer Fortschritt.
Denn ihr einziger Job ist, nach bestem Wissen und Lernen unsere Posteingänge sauber zu halten – auch wenn dabei manchmal ein Steuerberater auf der Strecke bleibt.
Moral der Geschichte
Das Internet ist kein statisches Gebilde, sondern eine lebendige Umgebung aus ständig lernenden Systemen. Und manchmal bedeutet das: Was gestern treu durchging, wird heute fälschlich verdächtigt.
Spamfilter wollen niemandem etwas Böses – sie sind nur vorsichtige Türsteher in einer Welt, in der täglich Milliarden Mails klingeln.