Wo liegen die Unterschiede?
Die E-Mail-Archivierung und ein E-Mail-Backup können zwar Gemeinsamkeiten haben, verfolgen aber unterschiedliche Ziele und Techniken. Das Ziel jeder E-Mail-Archivierung ist in erster Linie die Wiederauffindbarkeit und dauerhafte Verfügbarkeit von E-Mail-Daten. Für ein Unternehmen ist dies besonders für die E-Mails wichtig, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgeschlossen, abgewickelt oder auch rückgängig gemacht wird (beispielsweise Rechnungen, Angebote, Support- oder Terminanfragen).
Das Backup hingegen soll eine kurz- bis mittelfristige und regelmäßige Speicherung von Daten sicher- stellen und stellt nur eine Momentaufnahme der gesicherten Daten dar. Diese Speicherung ermöglicht es Kopien von ganzen Datensätzen anzufertigen und diese auf externe Datenträger oder auch in eine Cloud-Umgebung zur Wiederherstellung zu übertragen. Es dient somit der Disaster Recovery und erlaubt es im Schadensfall, die temporär verfügbaren, gesicherten Datensätze von dem externen Speichermedium zurück zu kopieren.
| Ziel | Backup | Archivierung |
| Abschaffung von Postfachbegrenzungen | 0% | 100% |
| Abschaffung von PST-Dateien | 50% | 100% |
| Reduzierung durch De-Duplizierung und Komprimierung | 70% | 100% |
| Vereinfachung von Backup und Restore | 0% | 100% |
| Vollständige, manipulationssichere und langfristige Aufbewahrung von E-Mails | 50% | 100% |
| Hilfe bei der Erfüllung rechtlicher Anforderungen | 50% | 100% |
| Hilfe bei E-Discovery-Szenarien | 75% | 100% |
| Volltextindexierung der E-Mails für eine schnelle Suche | 30% | 100% |
| Einfache und schnelle Wiederherstellung verlorener E-Mails | 50% | 100% |
Abschaffung von Postfachbegrenzungen
Durch den Einsatz einer E-Mail-Archivierungslösung können die E-Mails nach der Archivierung aus den Postfächern des E-Mail-Servers (auch automatisch) gelöscht werden und geben so wieder Speicherplatz auf dem E-Mail-Server frei.
Ein Backup erstellt zumeist temporäre Kopien der Daten des E-Mail-Servers zum Zeitpunkt der Erstellung auf einem externen Datenträger oder in der Cloud. Temporär bedeutet in diesem Kontext, daß je nach Backup-Konzept Daten innerhalb der Backups wieder überschrieben bzw. gelöscht werden (z.B. bei einem inkrementellen Backup), oder zeitgesteuert auch komplett gelöscht werden, wenn die Backup-Datei nicht mehr notwendig ist. Durch die Erstellung dieser Kopien wird der Bedarf für Postfachbegrenzungen nicht aufgehoben – „vollgelaufene Postfächer“ und der damit häufig verbundene Bedarf für die Auslagerung in z.B. PST-Dateien sind damit weiterhin Ärgernisse sowohl für den Anwender als auch den IT-Admin.
Abschaffung von PST-Dateien
PST-Dateien werden vor allem genutzt, um E-Mails aus dem Postfach eines Anwenders auszulagern (z.B. bedingt durch Postfachbegrenzungen) oder um lokale Kopien der E-Mails auf dem Rechner des Anwenders zu erstellen. Manuell oder auch automatisch (z.B. durch die Microsoft Outlook-Funktion Auto-„Archivierung“) werden Inhalte des Postfachs in eine PST-Datei kopiert, diese optional auf einen externen Datenträger übertragen und dann gegebenenfalls die Inhalte aus dem Postfach des Anwenders gelöscht.
Viele Unternehmen versuchen PST-Dateien abzuschaffen, da diese oft Risiken bergen. Sie gelten als fehleranfällig und ineffizient. Zudem nehmen sie häufig viel Speicherplatz ein. PST-Dateien können leicht beschädigt werden oder verloren gehen, zumal es nicht selten vorkommt, dass diese lokal und verteilt auf den Rechnern der Anwender gespeichert werden. Dies erschwert ein Backup und führt so häufig zum Verlust wichtiger Daten. PST-Dateien sind zudem nicht per Volltextsuche durchsuchbar und nicht gegen Manipulationen geschützt.
Hier bietet eine E-Mail-Archivierung besonders für den IT-Administrator entscheidende Vorteile und kann auch dem Unternehmen dabei helfen, rechtlichen Anforderungen zu entsprechen. Die E-Mails werden in einem zentral administrierbaren System archiviert, das für eine langfristige Aufbewahrung unter Berücksichtigung der nötigen Anforderungen zur Revisionssicherheit ausgelegt ist. Hierdurch erlangt der IT-Administrator Kontrolle über den gesamten Archivierungsprozess. Da die archivierten E- Mails automatisch vom E-Mail-Server gelöscht werden können, werden PST-Dateien als vermeintliche Lösung zur Umgehung von Postfachbegrenzungen überflüssig. Inhalte bereits existierender PST- Dateien lassen sich ebenfalls zentral archivieren und so auch vom Endanwender leicht durchsuchen.
Ein Backup von PST-Dateien ist unabhängig von der Archivierung grundsätzlich ebenfalls möglich. Allerdings können Postfachbegrenzungen auf diese Weise nicht umgangen werden, so dass eine vollständige Abschaffung von PST-Dateien mit einem Backup nicht möglich ist.
Reduzierung durch De-Duplizierung und Komprimierung
Ein weiterer Vorteil einer E-Mail-Archivierung gegenüber PST-Dateien ist die De-Duplizierung und Komprimierung der archivierten E-Mail-Daten, da so weniger Speicherplatz im Archiv verbraucht wird.
Eine Backup-Lösung kann zwar ebenfalls Daten komprimieren und – je nach Anbieter – gegebenenfalls de-duplizieren, allerdings hat eine E-Mail-Archivierung den entscheidenden Vorteil, dass diese zusätzlich eine Entlastung des E-Mail-Servers schaffen kann, da der E-Mail-Server die bereits archivierten E-Mails nicht mehr vorhalten muss.
Vereinfachung von Backup und Restore
Werden E-Mails nach erfolgreicher Archivierung durch das Anwenden von Löschregeln vom E-Mail- Server gelöscht, kann das Datenvolumen auf diesem reduziert werden. Diese Reduzierung kann sowohl ein anschließendes Backup des E-Mail-Servers als auch dessen Restore im Schadensfall deutlich beschleunigen und damit eine „Downtime“ dieses geschäftskritischen Systems stark verringern. Die E- Mail-Archivierung kann so zusätzlich, neben der Reduzierung der generellen Datenlast auf dem E-Mail- Server, die Performance des Backup-Prozesses verbessern. Eine Backup-Lösung allein kann dies nicht leisten.
Vollständige, manipulationssichere und langfristige Aufbewahrung von E-Mails
Das Ziel einer E-Mail-Archivierung ist in erster Linie die vollständige, manipulationssichere und langfristige Aufbewahrung von E-Mail-Daten (siehe Hilfe bei der Erfüllung rechtlicher Anforderungen).
Die Vollständigkeit wird üblicherweise durch eine Archivierung direkt bei Ein- und Ausgang der E-Mails auf dem E-Mail-Server (sogenanntes Journaling) erreicht. Bei einer Backup-Lösung wird lediglich der aktuelle Stand des E-Mail-Servers gesichert (Snapshot). Somit wäre es möglich, dass Benutzer vor der Erstellung des Backups E-Mail-Daten löschen und diese verloren gehen.
Manipulationssicherheit erreicht eine professionelle E-Mail-Archivierung u.a. durch Verschlüsselung, die Bildung von Hashwerten, durch auf das Nötigste reduzierte Benutzerrechte und Protokollierung von relevanten Änderungen und Benutzerereignissen. Einige Backup-Lösungen bieten mittlerweile ebenfalls Features, die unter dem Aspekt der Manipulationssicherheit vermarktet werden – was dies genau beinhaltet, ist von dem jeweiligen Anbieter abhängig. Eine E-Mail-Archivierungslösung unterscheidet sich insofern von einer Backup-Lösung, dass sie die Daten oft über mehrere Jahre hinweg im Archiv vorhält, wohingegen eine Backup-Lösung die Daten meist nur über einen kurz- bis mittelfristigen Zeitraum vorhält. Ein Backup dient somit der Disaster Recovery und erlaubt es im Schadensfall die temporär verfügbaren, gesicherten Datensätze von dem externen Speichermedium wiederherzustellen.
Hilfe bei der Erfüllung rechtlicher Anforderungen
Eine vollständige, manipulationssichere und langfristige Archivierung von E-Mail-Daten ermöglicht, je nach eingesetzter Archivierungslösung, die Erfüllung rechtlicher Anforderungen. In Deutschland zum Beispiel beziehen sich diese Anforderungen vor allem auf die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“, sowie auf damit zusammenhängende handels- und steuerrechtliche Vorschriften.
Ein wichtiges Kriterium hierfür ist die Vollständigkeit der Daten: Bei der Journal-Archivierung werden die E-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archiviert, wohingegen ein Backup meist einem bestimmten Zeitplan folgt und dazwischen die Gefahr von Manipulation oder Datenverlust besteht. DSGVO-
Optionen und Aufbewahrungsrichtlinien werden von den meisten E-Mail-Archivierungs- aber auch einigen Backup-Lösungen unterstützt, jedoch sind deren Einstellungsmöglichkeiten oft nicht so komfortabel und umfangreich wie bei einer E-Mail-Archivierungslösung.
Hilfe bei E-Discovery-Szenarien
Unter E-Discovery wird außerhalb des anglo-amerikanischen Rechtsraums meist der Prozess verstanden, bei dem elektronisch gespeicherte Informationen lokalisiert, beschafft, überprüft und ausgetauscht werden.
Sowohl professionelle E-Mail-Archivierungs- als auch Backup-Lösungen können bei E-Discovery-Szenarien unterstützen, da diese häufig eine Suchfunktion, sowie partielle Wiederherstellungs- und Exportfunktionen anbieten. Allerdings gilt es zu beachten, dass Funktionen von Backup-Lösungen oft nicht so umfangreich sind wie bei E-Mail-Archivierungslösungen.
Sind E-Mails in PST-Dateien enthalten (siehe auch Abschaffung von PST-Dateien), die wiederrum in Backups gesichert sind, können E- Discovery-Szenarien zu entsprechend aufwendigen und zeitintensiven Maßnahmen ausarten.
Volltextindexierung der E-Mails für eine schnelle Suche
Einige professionelle E-Mail-Archivierungslösungen nehmen die Inhalte und Metadaten der archivierten E-Mails und ihrer Anhänge in einen Volltextindex auf. Damit können – bei entsprechender Rechtevergabe – auch Endanwender selbst schnell und einfach im Live-System nach bestimmten E- Mails suchen und sind somit nicht auf den IT-Administrator angewiesen. Es gibt zudem auch E-Mail- Archivierungslösungen, die diese Funktionalität über eine Integration in Office-Anwendungen, wie zum Beispiel in Microsoft Outlook, anbieten.
Bei einigen Backup-Lösungen können die Items zwar einzeln durchsucht werden, diese Funktion ist aber üblicherweise dem IT-Administrator vorbehalten und auf bestimmte Inhalte und Metadaten beschränkt.
Einfache und schnelle Wiederherstellung verlorener E-Mails durch die Anwender
Auch im Bereich Wiederherstellung bietet eine E-Mail-Archivierung Endanwendern Vorteile gegenüber einer Backup-Lösung. Endanwender können über die Suchfunktionen bestimmte E-Mails suchen und diese dann anschließend eigenständig wiederherstellen.
Dazu werden keine zusätzlichen IT- Kapazitäten für den Restore von E-Mails benötigt, sprich der IT-Admin muss nicht manuell Backups nach spezifischen E-Mails durchsuchen und für den Anwender wiederherstellen. Beim Backup hingegen hat der Endanwender in der Regel keinen direkten Zugriff auf die Daten. Ein Faktor, der übrigens beim Backup von PST-Dateien doppelt ins Gewicht fällt, da hier einzelne E-Mails nicht im Originalzustand extrahiert werden können.